PLATAFORMA DE VÍDEO CONFERÊNCIA

Depois de pesquisar sobre o assunto, o PMI Portugal Toastmasters selecionou a plataforma de Vídeo Conferência Zoom, que é suportada em vários dispositivos: PC/MAC, Android e IOS.

Aconselha-se o uso, preferencial, de computador pessoal , em detrimento de tablet ou telemóvel pois é mais fácil de gerir, visualizar e interagir durante a sessão. Pode fazer download aqui.

Os passos aqui descritos devem ser executados em momento prévio à sessão, para que no início da sessão não haja distúrbios.

As sessões virtuais, tal como as presenciais, iniciam-se 15 minutos antes para acolhimento dos membros e convidados, assim como para dar o apoio necessários aos participantes que tenham dificuldades.

As reuniões poderão ser assistidas mediante disponibilização de link ou código/senha da reuião. Estes serão partilhados com os membros via canais habituais de comunicação do clube e com os convidados inscritos por mensagem de correio eletrónico.


PREPARAÇÃO DAS SESSÕES

Uma sessão em vídeo conferência exige preparação de todos os participantes para que seja eficiente e corra bem.  Como sempre nos PMI Portugal Toastmasters, vamos aprendendo e melhorando ao longo das sessões.

Para assegurar a qualidade da sessão sugere-se:

  • Ter um espaço calmo e sossegado, reservado durante a sessão. Avisar familiares e colegas que vão participar numa sessão de vídeo, indicando o horário da mesma (colocar um sinal na maçaneta da porta com a indicação de “não incomodar”);
  • Usar um Headset/Auricular com microfone durante a reunião para garantir que a emissão/receção de som são boas;
  • Caso pretenda movimentar-se durante o discurso, usar headset e/ou microfone Bluetooth (por exemplo um auricular de Bluetooth poderá ser uma boa solução – garantir que está carregado);
  • Caso não haja hipótese de usar um headset garantir proximidade do PC ou smartphone quando estiver a falar. Ter atenção ao Chat para garantir que todos estão a ouvir bem;
  • Garantir uma boa Iluminação frontal e evitar luzes por trás. Se possível usar um candeeiro, abat-jour ou iluminação de teto ligada (se discursar em pé/movimento);
  • Testar o vídeo e o áudio antes da sessão, para garantir que tudo funciona bem;
  • Olhar para a câmara do PC ou do telemóvel quando discursar e não para a sua imagem;
Como fazer um suporte para telemóvel ou tablet usando cartão

Se estiver a utilizar um dispositivo móvel (Tablet) e/ou Telemóvel, garantir que dispõe de um tripé para evitar oscilação da imagem, o que se poderá tornar distrativo para todos os participantes. Ver exemplos na imagem.


DURANTE A SESSÃO

É expectável que as sessões em Vídeo Conferência continuem com o mesmo nível de assiduidade de membros e convidados, pelo que será expectável que tenhamos entre 20 ~ 50 participantes por sessão.

Isto implica que se utilizem algumas regras na condução das sessões:

  • O First Toastmaster com o apoio de outro membro (videoman) irá controlar em cada momento quem tem a palavra. O Videoman gere o “dá a palavra”, assim como o mute/unmute dos participantes, de acordo com as indicações do 1st Toastmaster;
  • Por favor colocar a chamada em “Mute” para evitar ruído de fundo para os restantes participantes, quando não estiver a falar;
  • A palavra pode ser pedida por cada membro utilizando a funcionalidade “Raise your Hand”, e depois do Toastmaster solicitar essa indicação
  • Timekeeper – dará indicação visual de tempo mínimo (verde), médio (amarelo) e máximo (vermelho) , assim como de quando os 30 segundos de tolerência forem alcançados (palmas);
  • Para algum problema durante a sessão, se houver alguma dificuldade contactar os membros que estão assignados para dar apoio (não interromper a sessão para pedir ajuda);
  • Quem chegar “atrasado” deverá esperar no “lobby” e será admitido nos momentos de pausa.

CHECKLIST PARA ANTES DA SESSÃO

  • Registar a presença em EasySpeak;
  • Verificar previamente a agenda da sessão e a sua função na mesma, se aplicável;
  • Reservar e preparar o espaço;
  • Informar os colegas e/ou familiares do horário da sessão;
  • PC / Telemóvel / Tablet com a aplicação instalada e testada, com ligação à corrente (2 horas de vídeo chamada irá gastar a batería dos dispositivos, sendo preferível estar ligado à corrente);
  • Ligar ao WiFi de casa, assegurando que tem boa cobertura e garantindo que não está a utilizar dados móveis;
  • Preparar e carregar o headset ou auricular;
  • Testar o vídeo e áudio;
  • Caso seja orador, fazer uma gravação do discurso no local e com a câmara que irá usar na sessão, para testar o enquadramento, iluminação, e microfone (ver antes da audiência, pelos olhos da audiência);
  • Testar a iluminação evitando luz de fundo;
  • Solicitar previamente o link ID e password da sessão;
  • Boa disposição e vontade de contribuir!